A táblázatkezelő szoftverek jellemzői,felhasználási területük [szoftverüzemeltető]

A táblázatkezelő rendszerek mára már meghódították az egész világot. Kiadásukról, legfőbb jellemzőikről, a PC-eladásokra gyakorolt hatásukról számos könyv, szakcikk jelent meg. A végbement fejlődésnek kétségkívül a csúcspontját jelenti a Microsoft cég Windows alá tervezett Excel 4.0 rendszere. A felhasználó egy rendkívül intelligens, barátságos táblázatkezelő rendszerrel dolgozhat, amely igyekszik túlteljesíteni nagy nevű elődjei teljesítményét.

A gazdasági, műszaki és tudományos életben rengeteg olyan probléma adódik, melyek megoldásához a rendelkezésre álló adatokat táblázatos formában célszerű felírni, ezekkel az adatokkal különböző számításokat kell végezni, az adatokat grafikusan kell ábrázolni. Az első táblázatkezelő programok megjelenése előtt a legegyszerűbb számítási probléma megoldásához is komoly programokat kellett -magasan kvalifikált szakembereknek- megírni, ami bizony meglehetősen időigényes és komoly számítástechnikai előképzettséget igénylő feladat, különösen akkor, ha az eredményeket grafikusan is ábrázolni kellett. A számítástechnikai képzettség és egy adott szakterület mélyreható ismerete azonban ritkán esik egybe, ezért szükség volt (és van) olyan programokra, amelyek segítségével a nem számítástechnikai szakemberek is hatékonyan el tudják végezni a munkájukhoz szükséges számításokat.

A táblázatkezelő programok előnye, hogy használatukhoz csak minimális számítástechnikai ismeret szükséges. Tulajdonképpen a számítógép előtt ülő felhasználónak ugyan úgy kell gondolkoznia, mintha számítógép nélkül papírral, ceruzával (,számológéppel) dolgozna, csak megszabadul a munka mechanikus részétől. Egyszerűbbé válik a módosítások átvezetése a táblázatokon, pillanatok alatt végigszámolhat különböző variációkat, archiválhatja a munkákat és bármikor szép nyomtatott formákat állíthat elő, stb. A táblázatkezelő programok használhatóságát bizonyítja az a tény is, hogy már nem csak az asztali számítógépekre lehet különböző táblázatkezelő programokat kapni, hanem a komolyabb menedzser kalkulátorok is rendelkeznek táblázatkezelő funkciókkal.

Szinte valamennyi táblázatkezelő program alkalmas a felmerülő problémák megoldására, eltérés közöttük csak a kezelhetőségben (felhasználó barát vagy nem) van. A Windows és az Excel programcsomaghoz több vaskos leírást adnak a programkészítők, amely ennek a két nagy rendszernek a teljes körű leírását tartalmazza, a legapróbb részletekig bezárólag. Ez az információtömeg éppen a teljes körű ismeretközlés igénye miatt a felhasználók többsége számára gyakorlatilag alig használható. Ez fokozottan áll fen, ha valaki most ismerkedik a táblázatkezelés alapjaival, adatbázis-kezeléssel, grafikus ábrázolással. A kezdő felhasználó számára a teljes ismeretanyag tanulmányozása és abból az induláshoz szükséges tudnivalók kiszűrése szinte lehetetlen feladat. Ugyanez mondható el gyakorlott felhasználóról is, aki már dolgozott valamilyen táblázatkezelővel, hisz neki sincs ideje a saját munkája mellett heteket eltölteni a rendszer kézikönyveinek böngészésével. A felhasználó minél előbb használni szeretné a programot, szeretne mielőbb hozzákezdeni legalább az egyszerű feladatok megoldásához.

Az Excel táblázatkezelő feldolgozásakor (nem rendhagyó módon) a második fejezettől kezdődően, a menü (és lenyíló ablakai) szerint dolgoztam fel a táblázatszerkesztői környezetet. Így szemelőtt tartva azt az előnyt, hogy a menüpontok elhelyezkedése szerint kerülnek egymás után tárgyalásra a témakörök, de elvesztve azt a lehetőséget, hogy egy-egy megoldandó feladat során érintsük a táblázatkezelő szükséges részeit. Ugyanakkor annál, aki először foglalkozik ezzel a software-el és magával a táblázatkezelés témájával is, egy strukturált software-feldolgozást tartok célszerűnek. Az utolsó fejezetben a gyakorta előforduló, táblázatkezelést igénylő feladatok közül foglaltam össze néhányat.

Mivel az Excel Windowsra kifejlesztett változatával foglalkozunk, ezért a tanulónak ill. felhasználónak már rendelkeznie kell bizonyos DOS és Windows ismeretekkel. Ha nem így lenne, akkor feltétlenül pótolni kell például, olyan lépéseket, hogy hogyan kell használni a filekezelő rendszert, mit jelképeznek az egyes szimbólumok, hogyan indítunk és állítunk le egy applikációt, miként bánunk a párbeszédablakkal. Az Excel 4.0 programcsomag a Windows környezethez szervesen illeszkedő, annak szinte minden lehetőségét jól kihasználó táblázatkezelő rendszer. Aki már ismeri a Windows rendszert, annak az Excel kezelése már nem okozhat komoly gondot, hisz a parancskiadási módszerek, szerkesztési funkciók már ismerősek.

A Windows által biztosított dinamikus adatcsere lehetővé teszi az Excelben készült táblázatok beépítését szövegszerkesztő vagy kiadványszerkesztő programok dokumentumaiba, ill. lehetőséget ad arra, hogy a táblázatainkba építsünk be más alkalmazásokkal elkészített objektumokat (ábrákat, stb).