Körlevélkészítés [szoftverüzemeltető]

Körlevélnek tekintünk minden olyan nyomtatványt, amelynek van egy állandó része - ez a törzsdokumentum -vannak levelenként változó adatok - ez az adatforrás.

A mindennapi munka során gyakran találkozhatunk azzal a feladattal, hogy egy előre megírt, általában adott szövegű levelet nagyon sok példányban különböző címekre kell továbbítani.

Az ilyen jellegű teendőket a Word körlevélkészítő funkciójával tehetjük meg.

A körlevélkészítő funkcióval nemcsak körleveleket, hanem bármilyen személyre szóló dokumentumot készíthetünk (pl.: meghívó, felszólítás).

A körlevélkészítés menete:

1. A törzsdokumentum létrehozása.

Először kijelöljük a törzsdokumentumként használandó dokumentumot. Ezt nem szükséges teljesen elkészítenünk, a későbbiekben még tovább dolgozhatunk rajta.

2. Az adatforrás elkészítése:

Meghatározzuk az információk típusát, amelyek levelenként változni fognak (pl. cím, név), majd beírjuk a levelekhez szükséges konkrét adatokat (pl. ha három címre akarjuk küldeni a levelet, akkor megadjuk mind a három nevet, címet).

3. A törzsdokumentum befejezése és a körlevél összeállítása:

Kialakítjuk a törzsdokumentum végleges szövegét, és elhelyezzük benne az adatforrás információira való utalásokat (pl. címre, névre). Ellenőrzés után összeállítjuk a körlevelet, amikor is a törzsdokumentumban található utalások alapján a program minden létrehozott levélbe az adatforrásból elhelyezi a megfelelő adatokat.

A körlevélkészítésnek több módszere létezik. Én itt a számomra jól bevált módszert ismertetem.

Megtervezzük a körlevelet, különválogatjuk az állandó és változó elemeket.

Megírjuk az állandó részt - vagyis a törzsdokumentumot, ezt elmentjük.

Egy egyszerű táblázatot nyitunk annyi oszloppal, ahány adatot illesztünk be 1-1 körlevélbe. Annyi sora lesz a feliratsoron kívül, ahány körlevelet készítünk. Beírjuk az adatokat - Elmentjük.

A törzsdokumentumban álljunk a kurzorral.

Eszközök/körlevél parancsra kattintunk.

- Létrehoz/űrlaplevelek

- Jóváhagyjuk a törzsdokumentum (aktív ablak) fájlenevét.

- Megnyitjuk az adatforrást.

- Beszúrjuk az adatmezőket a törzsdok.-ba

- Ízlés szerint formázzuk

- Egyesítük az adatokat.

Minden egyes levélnek külön lapon kell lennie, nyomtatható.